Un salon réussi se gagne des mois avant l’ouverture. Réservation de l’espace, conception du stand, dossier technique, communication : presque toutes les échéances dépendent d’une seule date, celle où vous lancez votre stand. Voici le rétroplanning que nous suivons avec nos clients, de J-6 mois au bilan, puis le même calendrier posé sur les dates de JEC World 2027.
Quand lancer son stand : la règle des 16 semaines
Lancez votre stand idéalement 16 semaines (4 mois) avant l’ouverture du salon. C’est la date que nous retenons pour un stand sur mesure, et celle qu’affichent la plupart de nos pages salons pour la prochaine édition. Si le calendrier est plus serré, voici les minimums :
- Stand sur mesure : 10 à 14 semaines, soit 3 à 4 semaines de conception, 4 à 6 semaines de fabrication, puis la logistique et le montage.
- Stand modulaire premium : 6 à 8 semaines. La structure aluminium existe déjà, seuls les habillages sont à produire.
- Stand de plus de 300 m² : 5 à 6 mois, parce que les plans, les validations et la fabrication prennent plus de temps.
Lancer, ici, veut dire que votre standiste est choisi et que la conception démarre. La consultation part donc quelques semaines plus tôt : le temps d’envoyer un brief, de recevoir les propositions et de trancher en interne. Notre guide pour choisir son standiste détaille cette étape.
Après cette date, le projet reste jouable, mais chaque étape du tableau ci-dessous se resserre : il faut des équipes renforcées et des heures supplémentaires, et le choix de matériaux se réduit.
Le rétroplanning, de J-6 mois à J+1 mois
| Quand | Étape | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| J-6 mois | Objectifs et espace | Fixer vos objectifs (rendez-vous, leads, lancement, image) et une enveloppe globale. L’espace doit être réservé au plus tard à ce stade : sur les grands salons, il part souvent un an avant. |
| J-5 à J-4 mois | Brief et consultation | Envoyer le même brief à trois standistes : plan d’implantation, règlement technique, usages du stand, charte graphique. |
| J-16 semaines | Lancement | Retenir le standiste et démarrer la conception. Date conseillée pour un sur mesure (minimum : 10 à 14 semaines). |
| J-12 semaines | Validation 3D | Valider les perspectives 3D, les matériaux et le budget ferme. Après cette validation, chaque modification a un coût et décale le planning. |
| J-12 à J-8 semaines | Dossier technique | Remettre les plans d’exécution et le dossier sécurité avant la date limite de l’organisateur, avec un bureau de contrôle si la structure l’exige. |
| J-10 semaines | Commandes à l’organisateur | Électricité, élingage, eau, connexion internet, badges. |
| J-8 semaines | Fabrication | Menuiserie, peinture, métallerie légère et impression dans notre atelier. |
| J-6 semaines | Communication | Invitations, prise de rendez-vous, planning de présence des équipes. |
| J-3 semaines | Fichiers graphiques | Visuels, vidéos et textes définitifs, au plus tard à cette date. |
| J-3 à J-2 semaines | Pré-montage | Stand monté à l’atelier avec ses visuels pour contrôler finitions, éclairage et écrans. |
| Dernière semaine | Transport et montage | Livraison, montage par nos équipes, réglages, réception technique : stand prêt la veille de l’ouverture. |
| Jour J | Salon | Assistance technique pendant toute la durée du salon. |
| Clôture | Démontage | Démontage dès la fermeture, puis stockage et reconditionnement. |
| J+1 mois | Bilan | Leads, rendez-vous, retours des équipes, pistes pour l’édition suivante. |
Vous exposez sur un autre salon ? Sur nos pages salons, demandez votre rétroplanning : il est calculé sur les dates de la prochaine édition et vous arrive par e-mail.
Vous recevez aussi vos clients le soir, autour d’une soirée clients ou d’un dîner partenaires ? Réservez le lieu dès J-6 mois, en même temps que votre espace, car les lieux de réception sont très demandés pendant les grands salons : nous pouvons piloter la soirée et le stand avec le même chef de projet.
Le délai le plus souvent sous-estimé ? La validation interne du concept. Prévoyez vos arbitrages dans le planning.
Le dossier technique et les dates limites de l’organisateur
Chaque salon publie un guide de l’exposant : le règlement technique (hauteur maximale, retraits, matériaux classés au feu, horaires de montage) et les dates limites. Deux échéances pèsent sur votre rétroplanning : le dépôt des plans du stand, que l’organisateur doit valider, et les commandes de prestations qui passent en général par lui, comme le branchement électrique et l’élingage (les accroches au plafond).
Nos semaines sont des repères : la date limite de votre salon prime toujours, et nous calons le planning sur son guide de l’exposant dès le brief.
Fabrication et pré-montage à l’atelier
Pour un salon en France, nos stands sont fabriqués dans notre atelier intégré de 1 500 m² en Île-de-France : menuiserie, peinture, métallerie légère, impression. Deux à trois semaines avant le salon, nous pré-montons le stand pour valider chaque détail. Une finition à reprendre, un éclairage mal orienté, un écran mal intégré : on le corrige à l’atelier, pas la veille de l’ouverture dans le hall.
Vos fichiers graphiques doivent donc être définitifs au plus tard trois semaines avant l’ouverture : ils partent à l’impression et sont posés sur le stand pendant le pré-montage. Pour un salon à l’étranger, nos équipes produisent sur place, avec l’appui d’ateliers et de partenaires locaux selon le pays ; notre guide pour exposer sur un salon à l’étranger détaille les délais propres à ces projets.
Exemple : JEC World 2027 à Paris Nord Villepinte
JEC World, le salon international des composites, se tient du 2 au 4 mars 2027 à Paris Nord Villepinte, à côté de nos bureaux. Appliqué à ces dates, le rétroplanning donne :
- Réservation de l’espace : au plus tard début septembre 2026 (J-6 mois). Si la vôtre n’est pas faite, c’est la priorité, avant même le choix du standiste.
- Lancement du stand sur mesure : mardi 10 novembre 2026, à J-16 semaines.
- Validation de la 3D : 8 décembre 2026, avec le dossier technique dans la foulée.
- Commandes à l’organisateur : vers le 22 décembre 2026, ou plus tôt si son guide de l’exposant l’impose.
- Fabrication à l’atelier : à partir du 5 janvier 2027.
- Fichiers graphiques définitifs : au plus tard le 9 février 2027, pour un pré-montage entre le 9 et le 16 février.
- Montage : fin février, dans la fenêtre fixée par l’organisateur.
- Démontage : dès la clôture du 4 mars 2027, puis bilan début avril.
Particularité de ce calendrier : les fêtes de fin d’année tombent entre la validation de la 3D et la fabrication, donc vos arbitrages internes doivent être bouclés avant les congés. Le délai minimum d’un sur mesure (10 à 14 semaines) place d’ailleurs le dernier lancement possible entre le 24 novembre et le 22 décembre 2026, selon le projet : mieux vaut ne pas en dépendre. Passé ce cap, un modulaire premium reste possible s’il est lancé au plus tard le 5 janvier 2027 (8 semaines avant l’ouverture), le 19 janvier en dernier recours (6 semaines).
À INTERMAT, du 21 au 24 avril 2027 dans le même parc, la date conseillée pour un stand de taille courante est le 30 décembre 2026. Pour un stand de plus de 300 m², tout se décale : il se lance 5 à 6 mois avant, soit entre le 21 octobre et le 21 novembre 2026, et la consultation des standistes commence quelques semaines plus tôt.
Et si le salon est dans moins de 10 semaines ?
C’est possible, avec un stand modulaire premium, faisable en 6 à 8 semaines au minimum, ou avec un stand réemployé et réhabillé. Notre comparatif stand modulable ou sur mesure aide à trancher selon votre calendrier. Sous 6 semaines, décrivez-nous votre salon et vos dates sans attendre : nous vous dirons franchement ce qui reste faisable.
Caler le budget avec le calendrier
Budget et calendrier avancent ensemble : l’enveloppe se fixe à J-6 mois, le budget ferme se valide avec la 3D, à J-12 semaines. Notre simulateur de prix de stand donne une première fourchette en 30 secondes, et notre guide du prix d’un stand de salon détaille chaque poste, de la location de l’espace aux prestations de l’organisateur. Le détail de chaque étape chez nous est sur la page méthode, et le reste de la préparation (choix du salon, équipe, relances) dans notre guide pour réussir un salon professionnel.
Vous préparez un salon dans les prochains mois ? Décrivez-nous votre projet : un chef de projet vous rappelle sous 48 h ouvrées pour caler le rétroplanning sur vos dates.
