Paris compte une offre de lieux événementiels exceptionnelle, des hôtels particuliers aux lofts industriels en passant par les rooftops. C’est aussi la difficulté : le plus beau lieu n’est pas toujours le bon pour votre événement. Voici comment nous aidons nos clients à choisir un lieu à Paris pour une convention, un séminaire, une soirée de gala ou un lancement de produit.
Les grandes familles de lieux
- Hôtels particuliers et salons de réception : dorures, hauteur sous plafond, cours intérieures. Parfaits pour les dîners de gala et les soirées de prestige, avec des règles strictes sur le décor et le montage.
- Lieux industriels et lofts : une page blanche, souvent grande et facile d’accès pour les camions. Idéale pour les lancements de produit et les productions ambitieuses.
- Rooftops et terrasses : une vue imbattable, mais saisonnière, avec une jauge limitée et un plan B obligatoire en cas de pluie.
- Péniches et bateaux : une expérience mémorable sur la Seine, avec une jauge et des horaires fixés par le bateau.
- Musées et lieux culturels : du prestige et un cadre unique, avec des horaires limités et des règles strictes (pas de bougies, pas de confettis, créneaux de montage encadrés).
- Hôtels : pratiques pour les séminaires et les conventions avec hébergement sur place, tout au même endroit.
- Centres de congrès : pour les grandes conventions avec plénière et salles de sous-commission.
- Châteaux et domaines autour de Paris : pour les séminaires de plusieurs jours et les mises au vert, avec le transport des participants à prévoir.
Adapter le lieu au format
Une même salle n’accueille pas le même nombre de personnes selon la configuration. Un lieu de 300 personnes debout n’en assoit parfois que 180 pour un dîner, ou 250 en théâtre pour une plénière. Avant les visites, écrivez votre format réel : dîner assis, cocktail dînatoire, plénière, ateliers, espace d’exposition, scène. Puis demandez à chaque lieu sa jauge dans cette configuration précise.
L’emplacement et l’accès
- Les transports : métro et RER pour les invités parisiens, temps de trajet depuis les hôtels, les gares et les aéroports pour ceux qui viennent de loin.
- Les cars et les voitures : dépose-minute, stationnement, accès des voitures VIP.
- L’accessibilité des personnes à mobilité réduite.
- L’accès technique : quai de chargement, monte-charge, taille des portes. Ce sont eux qui décident des décors et du matériel qui peuvent entrer.
Les délais et les périodes chargées
Comptez quatre à six mois pour la plupart des événements. Réservez plus tôt pour décembre, pour les jeudis et vendredis soir au printemps et à l’automne, et pour les dates qui tombent pendant les Fashion Weeks ou les grands salons, quand agences et marques se disputent les mêmes lieux.
Ce qui fait le prix
- Le jour et la saison : un soir de semaine ou l’été coûtent souvent moins cher qu’un vendredi de décembre.
- Le traiteur imposé et le minimum de dépense : beaucoup de lieux imposent leur traiteur ou un montant minimum en restauration.
- Les temps de montage et de démontage : souvent facturés, parfois de nuit.
- Le personnel et les services : sécurité, ménage, vestiaire, techniciens.
- L’équipement technique : un lieu déjà équipé en son, lumière et écrans coûte moins cher à produire qu’un lieu vide.
Les questions à poser avant de réserver
- Quelle est la jauge dans notre configuration, et quelle est l’heure de fin ?
- Quels prestataires sont imposés (traiteur, technique, sécurité) ?
- Combien de temps de montage et de démontage sont compris ?
- Quelle puissance électrique, quels points d’accroche et quelle hauteur sous plafond ?
- Quelles sont les règles de décor : matériaux classés au feu, fixations, bougies, confettis ?
- Quelles sont les conditions d’annulation et le plan B pour les espaces extérieurs ?
Les règles à connaître
Les lieux recevant du public suivent la réglementation incendie : les décors doivent être réalisés en matériaux classés au feu et le nombre d’agents de sécurité dépend de la jauge. Les limites de bruit et les heures de fin sont appliquées, surtout dans les quartiers résidentiels. La musique diffusée pendant un événement est soumise aux droits gérés par la Sacem : le lieu ou l’agence s’occupe en général de la déclaration.
Nous ne sommes pas un lieu : nous rendons le vôtre inoubliable
Nous ne possédons pas de lieux, donc nos conseils sont indépendants : nous sélectionnons les lieux adaptés à votre brief, organisons les visites, vérifions les contraintes techniques et négocions pour vous. Puis nous transformons le lieu avec des décors fabriqués dans notre atelier, la lumière et la régie. Découvrez nos événements d’entreprise à Paris, nos conventions et séminaires et nos soirées d’entreprise et galas. Pour le budget, lisez nos guides sur le prix d’une agence événementielle et le prix d’un séminaire d’entreprise, puis décrivez-nous votre événement : un chef de projet vous rappelle sous 48 h ouvrées.
